关于 2025 届毕业生档案材料归档和转递工作的通知

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关于 2025 届毕业生档案材料归档和转递工作的通知
各部门、学院：
按照学校 2025 届毕业生离校工作安排，为规范、准确地做好毕
业生档案材料归档工作，确保毕业生档案顺利转递，现就 2025 届毕
业生档案材料归档和转递的有关事项通知如下：
一.档案材料移交清单和移交时间
表一：2025 届毕业生档案材料移交表
2025 届毕业生档案通过 EMS 特快专递分批次在 7 月 11 日邮寄。
二、档案材料移交和转递要求
(一)归档材料
1.归档材料应是原件，特殊情况存入的复印件，应在复印件上
注明原件保管单位，并加盖公章。
2.归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料要求完整、真实、
序号 毕业生档案材料 各部门移交档案馆时间
1 毕业生登记表
6 月 25 日前
（1）学院移交本科、硕士、博士
毕业生材料；
（2）本科生院移交第一阶段毕业
生的成绩单和授予学位证明书。
2 毕业设计（论文）
3 医学实习手册
4 体检表
5 正式党员材料
6 奖惩材料
7 学生成绩单
8 授予学位证明书
9 高等学校毕业生档案转递单
10 硕士研究生毕业档案材料
11 博士研究生毕业档案材料
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准确、齐全，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。
3.归档材料必须手续完备。凡规定由组织审查盖章的，需有组
织盖章。例如：“毕业生登记表”最后有两处需盖学院党委公章和
学校学工处公章；“武汉科技大学学生成绩单”需有本科生院院长
签章和本科生院专用章。归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用
蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨
水、纯蓝墨水和复写纸书写。
4. 毕业生档案缺少“学生成绩单”或“毕业生登记表”，其档
案暂存于学校档案馆，材料齐全后按学院提供的邮寄地址转递档案。
（二）档案材料移交
1.档案材料须按专业、学号顺序排列，学籍异动（含休学、延
长学制等）的学生档案放入所在专业的最后。
2.各学院须按档案馆提供的《2025 届本科毕业生材料移交表》
（简称“毕业材料移交表”，详见附件 1）和《2025 届毕业生档案
转递地址清单》（简称“转递地址清单”详见附件 2）顺序填写。学
院填写“本科毕业生材料移交表”时，请在备注栏注明“本校研”、
“升学”和“延长学制”三类学生情况。毕业材料移交表和转递地
址清单的电子版和纸质版一起交给档案馆。纸质版一式两份，接收
人和移交人签字、盖章，学院留存一份纸质版清单备查。
（三）档案转递
1.学生档案的邮寄地址以学院提供的邮寄地址为准。档案接收
地址填写需具体到省+市+区（镇、乡）+街道+楼层号+房间号，联系
人、联系电话。
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2.学生档案的邮寄地址禁止填写家庭地址，国家相关规定明确
禁止个人保管档案，同时接收档案单位和人才管理服务机构在没有
事前同意情况下，拒绝接收由个人移交的档案。
3.退回学校的档案，档案馆通知学院，由学院提供二次邮寄地
址，档案馆办理二次档案转递。
三、注意事项
1.历年毕业生档案每年有退档率，造成财力、精力的浪费，也
影响了学生就业。其主要原因，一是档案接收单位不具备档案保管
权限，通常是私人企业、合资企业、外资企业等；二是部分地区的
人才服务机构已经不再接收毕业生档案。为避免这些现象的发生，
各学院在指导学生填写接收档案地址时，请确认该单位是否具有档
案接收权限，确保档案能顺利接收；在填写人才服务机构地址前，
请确认是否接收高校毕业生档案，确保档案能顺利接收。
表二：2025 届毕业生档案去向表
毕业去向 档案去向 说明
本校升学 保留在本校档案馆
境内他校升学 录取院校学生档案接收部门 以录取调档函为准，大学研招办通常
不接收档案。
境外升学 毕业生生源地（原籍）公共人才
服务机构
如毕业生家庭户籍更换，可选择现户
籍地人才机构。
已就业
就业单位组织人事部门 一般为公务员、事业单位、国企等具
有人事档案保管权的单位。
就业单位指定的人才服务机构 实际就业单位所在地的人才服务机
构。
毕业生生源地（原籍）公共人才
服务机构
如毕业生家庭户籍更换，可选择现户
籍地人才机构
待业/继续考研/自
主创业
毕业生生源地（原籍）公共人才
服务机构
如毕业生家庭户籍更换，可选择现户
籍地人才机构
2.档案转递后，档案馆及时将邮政公司提供的档案投递情况及
EMS 单号反馈学院辅导员并上传至档案馆主页“档案服务”栏中的“学
生档案去向查询”系统，请辅导员通知学生查询并落实档案是否到
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达。
3. EMS 快递公司提供档案转递查询时效为一年（自交寄之日起 4
个月内的邮件可通过登陆中国邮政网站(https://www.ems.com.cn/)
查询，4 个月至 1 年内的邮件，可通过拨打客服电话 11183 查询），
请辅导员督促毕业生及时确认档案到达情况，以免查询时限过期。
附件 1：2025 届本科毕业生材料移交表
附件 2：2025 届研究生毕业材料移交表
附件 3：2025 届毕业生档案转递地址清单
档 案 馆
二〇二五年六月十三日
附件1： 学院2025届本科毕业生材料移交表
序号 学号 姓名 专业 入学登
记表
高中
档案
党员
材料
毕业生
登记表 体检表 毕业
设计 成绩 学位 二学位
成绩
档案转
递单 备注 学院
第 1 页
附件2： 学院2025届研究生毕业材料移交表
序号 学号 姓名 专业名称 党员 研究生学位材料含毕业
生登记表
毕业生档案
转递单 学院
附件3: 学院2025届毕业生档案转递地址清单
序
号 学号 姓名 专业 档案接收单位地址
（省+市+区、乡+具体地
址）
档案接收单位名
称及档案接收人
邮档案接收
人电话 编
学生本
人电话 备注 学院 快递单号
例 [示例学号已遮住] 王XX 钢铁冶金
湖北省武汉市青山区和平大
道
947号青山校区教XX楼6楼
601室
武汉科技大学XX学
院*老师 ******** 4E+05 ####### 不填
快递送达
情况